Crearea primului document Excel

Daca in prima lectie ne-am familiarizat cu aplicatia Microsoft Excel 2003, acum este timpul pentru a trece la treaba, adica realizarea primului nostru document in Excel.

Crearea unui document nou

Pentru a crea un nou document Excel, ai la dispozitie mai multe posibilitati. In primul rand, asa cum ai vazut si in prima lectie, atunci cand deschizi programul, se creeaza automat un nou document.

Daca ai deja deschis Excel-ul si vrei sa creezi un nou document, poti folosi comenzile din cadrul programului:

  • cea mai simpla metoda de a crea nou document o reprezinta butonul   New Blank Document din bara de instrumente standard. Este de ajuns sa dai o singura data click pe cest buton si se va crea un nou document Excel
  • tot o metoda simpla de creare a unui nou document Excel, o constituie si combinatia de taste Ctrl + N (tine apasata tasta Ctrl, apoi apasa tasta N)



Din meniul File alege optiunea New

excel-file-new


Din panoul de activitati, New Workbook, alegem Blank workbook

excel-task-pane-new


Pana cand vom salva documentele create, Excel atribuie fiecaruia numele Book (Registru) urmat de un numar, in ordinea crearii documentului.

Introducerea datelor in Excel

Intr-o foaie de lucru se pot introduce trei tipuri de date: numere, formule si text. Numerele reprezinta valori pe care le folosim la diverse calcule, inclusiv datelecalendaristice. Acestea se folosesc pentru in calcule pentru a determina nivelul dobanzi pentru un credit, dupa o anumita perioada.

Formulele sunt calcule, de exemplu: suma, produs, medie etc. Textul este o inregistrare care nu este numar sau formula.


Pentru a introduce date intr-o celula, mai intai activam celula respectiva (efectuam un click in interiorul celulei). Apoi incepem introducerea datelor. Dupa ce am introdus datele dorite in celula, apasam tasta Enter pentru a finaliza si a merge la urmatoarea celula pe verticala sau tasta Tab pentru a merge la urmatoarea celula pe orizontala.

excel-text-ecursuri

Se observa ca textul introdus in celula activaapare si in bara de formule.

Pentru a anula o inregistrare poti efectua un click pe butonul Revocare formula (X rosu) sau poti apasa tasta Esc.


n Excel exista comanda AutoComplete (Completare Automata) care urmareste procesul de introducere a textului intr-o coloana si poate completa alte inregistrari in aceeasi coloana. De exemplu, daca ai de facut un tabel cu toate persoanele care lucreaza intr-o anumita firma, iar una dintre coloane este orasul de provenienta, daca ai introdus Bucuresti la o persoana, automat la urmatoarea persoana la care vei incepe cu litera B, Excel va completa automat cu fragmentul lipsa. Daca Bucuresti este inregistrarea corecta, apesi tasta Enter, daca nu, scrii in continuare de la tastatura inregistrarea dorita (ex: Bacau).

excel-text-bucuresti

Modificarea sau stergerea unei inregistrari

Daca ai gresit ceva, te poti oricand intoarce pentru a modifica. Daca vrei sa modifici datele dintr-o celula, activeaza celula respectiva printr-un simplu click si apasa tasta Delete sau scrie direct, de la tastatura, noile date pe care vrei sa le adaugi. Inregistrarea initiala va fi inlocuita automat. 

Atunci cand vrei sa efectuezi modificari minore la o inregistrare mai lunga este mai bine sa editezi continutul celulei respective. Efectueaza un click pe celula respectiva si in bara de formule modifica inregistrarea din celula. De asemenea, poti efectua un dublu click pe celula dorita, pentru a edita continutulul direct in celula.

Daca vrei sa stergi continutul unei celule este de ajuns sa o selectezi si apoi sa apesi tasta Delete. Pentru a sterge toate inregistrarile dintr-un rand sau dintr-o coloana va trebui sa selectezi randul sau coloana respectiva (efectueaza un click in caseta cu titlul randului sau al coloanei), apoi apasa tasta Delete. Foloseste mouse-ul pentru a selecta mai multe celule, iar daca acestea nu sunt apropiate, tine apasata tasta Ctrl si selecteaza celulele sau zonele dorite.

excel-selectie-multipla

Salvarea unui document

Dupa ce am invatat cum sa cream documente noi, acum sa vedem cum le putem salva. La fel ca si la crearea noilor documente si aici, cand trebuie sa le salvam, avem mai multe modalitati de a face acest lucru:

  • Din bara de instrumente standard, clic pe butonul  Save
  • Combinatia de taste Ctrl + S (tine apasata tasta Ctrl, apoi apasa tasta S):
tasta-ctrltaste-semnul-plustasta-s

Din meniul File, alege optiunea Save

excel-file-save

Din meniul File, alege optiunea Save As... Va apare caseta Save As:

excel-caseta-save-as

Clic pe sageata orientata in jos, de la rubrica Save in. Din lista autoderulanta care apare, poti alege directorul unde vrei sa salvezi documentul. Prin dublu-click deschizi orice director pentru a putea vedea fisierele continute. Daca vrei sa salvezi documentul intr-un director nou, atunci poti crea un nou director folosind butonul Create New Folder.

Dupa ce te-ai hotarat in ce director vrei sa salvezi documentul Excel, scrie numele documentului la rubrica File name, iar apoi clic pe butonul Save sau apasa tasta Enter. Atunci cand salvam pentru prima data un document Excel, indiferent de metoda folosita va apare fereastra Save As.

Salvarea automata

Pentru a preveni pierderea informatiilor din cadrul documentelor nesalvate, in cazul in care, din diverse motive, se intrerupe calculatorul, Excel iti ofera o functie de salvare automata a documentelor la o anumita perioada de timp. Astfel, tot ce ai de facut este sa stabilesti din cate in cate minute sa fie salvate automat, documentele Excel. Alege din meniul Tools, optiunea Options

Din caseta Options, care se deschide, selecteaza tabul Save, apoi bifeaza, daca nu este bifata, rubrica Save AutoRecover info every si alege numarul de minute dupa care vrei sa se faca salvarea automata.

excel-caseta-options



 © Success Consultancy 2013