Prima ta baza de date

Inainte de a merge mai departe, daca nu esti cumva manat de o pasiune fata de Access si astfel vrei mai intai sa inveti si apoi sa vezi la ce iti foloseste, cel mai probabil ca iti pui intrebarea fireasca: De ce as avea nevoie de o baza de date ?

Cu siguranta ar putea fi mai multe raspunsuri, dar voi incerca sa-ti ofer un argument practic, din propria experienta. 
Atunci cand lucrezi cu fisiere Excel foarte mari, cu foarte multe date, sau atunci cand lunar trebuie sa adaugi alte date peste cele pe care le ai deja intr-un fisier Excel, sau cu alte cuvinte pe masura ce aduni tot mai multe date, constati ca Excel are niste limitari.

In Excel numarul maxim de linii este de 65,536 si 256 coloane, si abia in versiunea Excel 2013 aceasta situatie a fost putin imbunatatita in sensul ca poti avea pana la 1,048,576 linii si 16,384 coloane. Dar chiar si asa pot exista situatii cand constati ca ajungi la “capat”-ul fisierul Excel, si ce este de facut ?

In astfel de situatii ai nevoie sa-ti construiesti o baza de date, un loc in care sa pui toata gramada de date pe care o ai, peste care sa vii sa adaugi periodic altele asemenea, iar de aolo, din aceasta gramada imensa, baza de date, sa-ti extragi exact cat si cand ai nevoie.

Pentru aceasta lectie intentionez sa va ofer cateva indicii despre cum construiti de la zero o baza de date, urmand sa revin in cadrul altor lectii cu aplicatii practice

Hai sa revenin la o baza de date blank asa cum am vazut in lectia anterioara.
Implicit se deschide o noua tabela, cea pe care o vedem in partea centrala a ferestrei.

Pentru a putea configura baza noastra de date va invit sa apasati butonul  din bara de meniuri din partea de sus a aplicatiei:

Astfel tabela va intra in modul design in care putem defini fiecare camp care intra in componenta acesteia (care este practic prima noastra baza de date), asa cum vezi in imaginea de mai jos

Tot ce avem de facut este sa:

  • definim numele campurilor in coloana Field Name (daca vrei o analogie cu Excel, aceste campuri sunt de fapt capetele de tabel, sau titlurile coloanelor care alcatuiesc tabela - baza noastra de date)
  • trebuie sa stabilim pentru fiecare camp in parte ce fel de date va contine (de tip text, de tip numeric, de tip data calendaristica, etc.)
  • in coloana Description asa cum vezi poti introduce, optional, o descriere succinta care sa te ajute mai tarziu sa-ti amintesti ce fel de date ai stabilit sa contina fiecare camp.

In imaginea de mai jos vezi deja cum am configurat tabela - baza de date:

Acum, constatati ca in partea de jos, atunci cand aveti selectat un anumit camp, mai apre o lista cu setari suplimentare pentru campul respectiv.
De exemplu - pentru campul Nume pot stabili care este numarul maxim de caractere pe care il poate avea acest camp atunci cand introduc date 

Asta este tot. Avem creata deja prima noastra baza de date, dar ar mai fi ceva de facut…
Totusi, pentru a intelege mai usor, hai sa inchidem aceasta tabela si vedem ce se intampla: click dreapta in coltul stanga sus, pe tab-ul Table1, si alege Save

Cu siguranta ai primit si tu acelasi mesaj.
Exact asta mai avem de facut pentru a termina configurarea bazei noastre de date, sa-i alocam o cheie primara, un element dupa care datele vor fi indexate si ulterior se pot crea legaturi cu datele din alte tabele.

Daca nu vrei sa iti bati capul prea mult alege Yes si lasa Access sa faca asta in locul tau.

Si gata, asta a fost tot, ai creat prima ta baza de date
Vezi numele tabelei create in lista din partea stanga, asa cum am vazut si in lectia anterioara.

AC Prezentare interfata10

Dupa ce am configurat-o este momentul sa o populam cu date, cu informatii. Pentru asta o deschidem pur si simplu cu dublu click si apare urmatoarea fereastra in care regasim exact campurile create in pasii anteriori

Hai sa completam cateva informatii
Dupa acelasi model se pot introduce mii si mii de linii de date.

Dar probabil ca dupa ce vei avea deja cateva sute de mii de linii de date introduse te gandesti cum anume regasesti rapid exact informatia de care ai nevoie.
Si iti dau o tema de gandire: posibil sa am nevoie la un moment dat sa extrag din aceasta baza de date doar numele si prenumele persoanelor cu varsta de 35 de ani, sau care locuiesc in Iasi, sau care indeplinesc orice alt criteriu ai tu nevoie.

Raspunsul in urmatoarea lectie.


 © Success Consultancy 2013