Cum creem o interogare in baza de date

Am vazut in lectia anterioara cum am configurat prima noastra baza de date si apoi am populat-o cu date.

Intre timp dimensiunea bazei de date a crescut considerabil si sa presupunem ca am acumulat deja cateva sute de mii de linii cu informatii.

Sigur ca ai creat aceasta baza de date cu scopul de a folosi informatiile acelea cumva, fie in anumite rapoarte, fie in anumite fisiere excel, sau poate in diverse calcule, centralizari etc. 

Sa exporti, sa preiai toate datele si sa le pui intr-un fisier Excel nu se poate sau ar fi cam dificil, baza ta de date cuprinde acum cateva sute de mii de linii si tocmai din aceasta cauza am ales sa o costruim

Interogarile in Access se numesc Query
Sa construim un Query
Din bara de meniuri, din meniul Create alegem iconita 

Imediat se va deschide aceasta fereastra Show Tables in care vei regasi tabelul (baza de date) pe care tocmai am creat-o Primul tabel. Practic, in aceasta fereastra regasesti toate tabelele disponibile in baza de date, ca ansamblu, si poti selecta tabelul in care urmeaza sa faci interogarea.

Noi vom alege, firesc, tabelul Primul tabel

Alegand acest tabel, in fereastra urmatoare apare lista cu toate campurile disponibile in tabelul respectiv. Putem alege sa includem in interogarea noastra doar campurile care ne intereseaza cel mai mult.
Urmand exemplul de mai sus, daca am nevoie sa extrag informatiile despre toti indivizii care locuiesc in Bucuresti, poate ca nu am nevoie si de informatia daca sunt sau nu casatoriti, daca ai sau nu copii, si de aceea pot sa nu includ aceste campuri in interogarea mea.

Aici am ales un exemplu simplu in care am preluat campuri, date, dintr-un singur tabel; dar daca am mai multe tabele in baza mea de date, am posibilitatea sa preiau cateva campuri dintr-un tabel, cateva dintr-altul. Pentru asta am nevoie sa definesc legaturile dintre cele doua tabele, aici fiindu-mi necesara cheia primara de alocare. Dar la acest subiect voi reveni intr-un curs viitor

Eu am ales doar urmatoarele campuri pentru a fi incluse in interogare:

Acum urmeaza sa salvam interogarea creata (click dreapta pe numele tabelei Query 1 din stanga sus si alege Save) si sa   inchidem acest mod Desigd.

AC Prezentare interfata18

Dupa ce ai inchis-o, o vei regasi in lista din partea stanga a aplicatiei sub numele pe care l-ai ales
Acum da dublu click pe numele ei si deschide-o (se va deschide in modul vizualizare, si nu in modul design). Practic acum aceasta interogare va afisa doar informatiile pentru campurile selectate.

AC Prezentare interfata19

Probabil ca te-ai prins…si totusi care este treaba cu interogarea daca imi aduce toate inregistrarile, dar ce-i drept cu mai putine campuri, cele alese de mine anterior ?
Intr-adevar, trebuie sa-i mai facem ceva acestei interogari, sa-i setam conditia pe care o dorim (spre exemplu aceea de a aduce doar inregistrarile cu persoanele care locuiesc in Bucuresti).

Avand interogarea deja deschisa, alegem iconita Query design pentru a intra iarasi in modul de configurare al acesteia

Aici tot ceea ce trebuie sa facem este sa punem criteriul pe care il dorim in dreptul campului corespunzator, asa cum vezi in imaginea de mai jos:

AC Prezentare interfata20

Dupa asta, pot inchide interogarea, o redeschid si...

In sfarsit am o interogarea adevarata, care imi aduce dintre miile si miile de inregistrari doar pe acelea care corespund criteriului aplicat anterior: toti indivizii din baza mea de date care locuiesc in Bucuresti

AC Prezentare interfata21

Sa mai incercam si cu un alt criteriu:

AC Prezentare interfata22

Si rezultatul: toti indivizii din baza mea de date care au varsta de 35 de ani

AC Prezentare interfata23

Asadar, dupa ce am construit o uriasa baza de date, am creat interogari care sa-mi aduca exact acele informatii pe care mi-le doresc, fara sa-mi bat capul cu toate datele si reducand semnificativ volumul de linii din tabelul rezultat.

Ramane de vazut cum folosesc mai departe datele si tabelul rezultat; dar pentru asta voi reveni in cursurile urmatoare cu exemple si aplicatii practice



 © Success Consultancy 2013